Jak zachować spójność zapytania podczas kontaktu z SEWARD przez e-mail, WhatsApp lub formularz online.
Wiele wiadomości może podzielić kontekst
Wysłanie tego samego pytania przez e-mail, WhatsApp i formularz kontaktowy może utworzyć osobne rozmowy. Nie musi to zaszkodzić Twojemu zgłoszeniu, ale może utrudnić śledzenie historii, jeśli każda wiadomość zawiera inne szczegóły. Strona Kontakt z nami firmy SEWARD wskazuje wszystkie trzy jako kanały obsługi klienta, ale nie stwierdza, że ich rejestry są automatycznie synchronizowane lub łączone. Nie zakładaj, że agent czytający jeden kanał widzi wszystko, co wysłano za pośrednictwem innego.
Wybierz jedną główną rozmowę
Kontynuuj w wątku, który zawiera już najbardziej przejrzystą historię. Jeśli musisz użyć innego kanału, napisz, że sprawa została już wcześniej zgłoszona, wskaż wcześniejszy kanał i podaj istniejący numer referencyjny sprawy. W przypadku zapytania dotyczącego zamówienia podaj numer zamówienia oraz adres e-mail użyty podczas płatności, zgodnie z prośbą na stronie Kontakt z nami firmy SEWARD. Krótkie podsumowanie problemu, ostatniej odpowiedzi i nierozstrzygniętej kwestii pomaga połączyć wiadomości bez konieczności odtwarzania przez odbiorcę całej wymiany.
Zachowaj kopie wiadomości, załączników, dat i odpowiedzi. Unikaj otwierania kilku nowych rozmów wyłącznie w celu uzyskania szybszej odpowiedzi. SEWARD podaje, że odpowiedzi zwykle zajmują 24–48 godzin roboczych, choć czas ten może się różnić w okresie świątecznym lub w szczytowych okresach.
Zapytaj, czy rejestry można połączyć
Poproś o potwierdzenie, że nowa wiadomość została powiązana z wcześniejszym zapytaniem, ale potraktuj to jako pytanie, a nie jako potwierdzoną funkcję systemu. Jeśli sprawa dotyczy zamówienia od innego sprzedawcy, sprawdź, kto sprzedał zamówienie, zanim założysz, że SEWARD może uzyskać dostęp do rejestrów tego sprzedawcy lub nimi zarządzać. Do czasu potwierdzenia przez obsługę klienta inaczej korzystaj z jednego głównego wątku jako wiążącej historii.
Czy powinienem ponownie wysłać każdy załącznik każdym kanałem?
Zwykle wysyłaj w głównym wątku tylko to, co jest konieczne, i wskaż materiały, które wcześniej przesłano gdzie indziej. Zapytaj obsługę klienta, czy coś trzeba wysłać ponownie.