Nadal kontaktuj się ze sprzedawcą, gdy trzeba zweryfikować dane zamówienia, dokument wystawiony przez sprzedawcę lub nieoczekiwaną opłatę, a zadania odbiorcy wykonuj bezpośrednio z przewoźnikiem.
Skontaktuj się ze sprzedawcą, gdy jego rola jest jasno określona
Tak, dalszy kontakt może być pomocny podczas opóźnienia celnego, ale powinien dotyczyć konkretnego nierozwiązanego zadania. Skontaktuj się z SEWARD, gdy zawiadomienie wskazuje na brakujące lub niespójne informacje o zamówieniu, dokument wysyłkowy wystawiony przez sprzedawcę, nieoczekiwaną prośbę o płatność lub pytanie dotyczące sposobu dostawy zamówienia. Nie wysyłaj ponownie tego samego zapytania bez nowych informacji.
Rozdziel odpowiedzialność stron
Uważnie przeczytaj zawiadomienie i przekształć je w krótką listę zadań. Zaznacz, jakie działanie jest wymagane od odbiorcy, jaki dokument może pochodzić od sprzedawcy i jaka decyzja należy do przewoźnika lub organu celnego. Jeśli przewoźnik prosi odbiorcę o dokument tożsamości, wyjaśnienie lub formularz właściwy dla miejsca przeznaczenia, odpowiedz za pośrednictwem zweryfikowanego kanału przewoźnika. Wysłanie prośby wyłącznie do sprzedawcy może sprawić, że termin nadal będzie biegł.
Jeśli dokument kontrolowany przez sprzedawcę wydaje się brakować lub jest niespójny, poproś sprzedawcę o ten konkretny dokument albo wyjaśnienie. Strona SEWARD dotycząca wysyłki i dostawy wskazuje, że odprawa celna może wpływać na postęp realizacji, i informuje klientów, aby kontaktowali się z SEWARD w sprawie oddzielnych zawiadomień o płatności. Nie oznacza to, że SEWARD może podejmować każdą decyzję celną lub wypełniać każdy obowiązek odbiorcy.
Prześlij do SEWARD rzeczową aktualizację
Podaj numer zamówienia, adres e-mail użyty przy płatności, numer śledzenia, miejsce przeznaczenia, datę zawiadomienia, termin oraz dokładną prośbę przewoźnika. W razie potrzeby dołącz kopię z ukrytymi danymi, zasłaniając poufne informacje dotyczące tożsamości i płatności. Zapytaj, co SEWARD może dostarczyć i czy podjęto już jakieś działania.
Prowadź opatrzony datami rejestr odpowiedzi od SEWARD, przewoźnika i właściwego organu. Ponów kontakt, gdy brakuje obiecanego dokumentu, zbliża się termin lub zmienia się status przesyłki. Dzięki temu sprzedawca jest poinformowany, bez traktowania każdego opóźnienia celnego jako problemu, który musi rozwiązać wyłącznie sprzedawca.
Czy powinienem czekać na sprzedawcę przed odpowiedzią przewoźnikowi?
Nie, jeśli przewoźnik wyznaczył Ci konkretne działanie lub termin. Wykonaj zadanie odbiorcy za pośrednictwem zweryfikowanego kanału, a osobno poproś o dokument kontrolowany przez sprzedawcę.